Case Study: Erfolgreiche Entsendung von 120 Mitarbeitenden an einen Produktionsstandort in Süddeutschland

Im November 2023 erreichte uns eine außergewöhnliche Anfrage: Bis zu 120 Mitarbeitende aus verschiedenen internationalen Standorten sollten ab Februar/März 2024 für eine individuell festgelegte Dauer von drei bis neun Monaten an einen Produktionsstandort in einer ländlichen Region Süddeutschlands entsandt werden. Die Herausforderung war komplex: Wohnraum musste organisiert, Behördengänge erledigt und die Integration der Mitarbeitenden in das neue Umfeld sichergestellt werden – alles unter der Prämisse, dass die Mitarbeitenden weder Deutsch noch Englisch sprechen und größtenteils aus der Türkei, Bulgarien, Ungarn und China stammen.

Erprobte Kompetenz trifft auf außergewöhnliche Umstände

Dank unserer langjährigen Präsenz vor Ort konnten wir auf ein engmaschiges Netzwerk zurückgreifen. Unsere lokale Mitarbeiterin kennt die Region wie ihre Westentasche und ist bestens mit Behörden und Vermieter*innen vernetzt. Auch die Mehrsprachigkeit im Team stellte einen entscheidenden Vorteil dar, der uns bei der Lösung dieser Aufgabe zugutekam.

Wohnraum in einer Urlaubsregion – eine knifflige Aufgabe

Die größte Hürde bestand darin, ausreichend Wohnraum für 120 Personen in einer beliebten Urlaubsregion zu finden. Ferienwohnungen waren oft langfristig ausgebucht oder nur für kurze Aufenthalte verfügbar. Zudem wollten viele Mitarbeitende in Wohngemeinschaften leben, was die Suche weiter erschwerte.

Unsere Maßnahmen:

• Wir schalteten Anzeigen in der regionalen Presse, um uns bis dahin unbekannte Vermieter*innen zu erreichen.
• Alle bekannten Kontakte wurden kontaktiert, um Möglichkeiten auszuloten.
• Parallel dazu führten wir intensive Gespräche mit Behörden, um Sammelanmeldungen zu ermöglichen.

Der Durchbruch kam durch einen glücklichen Zufall: Ein größeres Hotel, das gerade den Besitzer wechselte, stand leer. Unsere Mitarbeiterin vor Ort konnte die alten und neuen Besitzer überzeugen, das Hotel für das gesamte Jahr 2024 an unseren Kunden zu vermieten.

Maßgeschneiderte Lösungen für neue Herausforderungen

Das Hotel bot den benötigten Wohnraum, jedoch ohne klassischen Hotelbetrieb. Unsere Aufgabe war es, das Umfeld so zu gestalten, dass sich die Mitarbeitenden trotz der besonderen Umstände wohlfühlen konnten.

Gemeinsam mit dem Hotel und unserem Kunden entwickelten wir folgende Lösungen:

• Verpflegung: Ein Frühstückspaket zum Mitnehmen sowie Kühlschränke, Mikrowellen und nahegelegene Einkaufsmöglichkeiten sorgten für Flexibilität.
• Transport: Ein Shuttlebus brachte die Mitarbeitenden nicht nur zur Arbeit, sondern auch zum Supermarkt.
• Hygiene: Ein Wäscheservice und regelmäßige Zimmerreinigung wurden organisiert.
• Freizeit: Der Fitnessbereich des Hotels stand kostenfrei zur Verfügung.

Integration und Betreuung – mehr als nur Organisation

Die sprachlichen und kulturellen Unterschiede erforderten zusätzliche Maßnahmen, um die Integration der Mitarbeitenden zu erleichtern:

• Eine persönliche Begrüßung mit Foto-Protokoll der Zimmer, um auch den Auszug möglichst einfach zu gestalten.
• Ein regionaler Guide, zusätzlich übersetzt ins Ungarische, bot Orientierung im Alltag.
• Unterstützung bei behördlichen Anforderungen wie Anmeldungen und Kontoeröffnungen
• Regelmäßige Vor-Ort-Besuche durch unser Team fanden statt, um Fragen zu klären.
• Dolmetscherdienste für Onboarding-Veranstaltungen

Erfolg durch Zusammenarbeit

Dieses Projekt war ein Paradebeispiel für gelungene Zusammenarbeit: Unser Kunde kommunizierte klar und unterstützte die internationalen Mitarbeitenden umfassend. Das Hotel zeigte sich flexibel und engagiert. Unser Team brachte lokale Expertise, Sprachkenntnisse und organisatorisches Geschick ein.

Dank dieser engen Zusammenarbeit aller Beteiligten und unserer umfassenden Erfahrung und Vernetzung verlief die Entsendung der 120 Mitarbeitenden reibungslos. Dieses Projekt zeigt eindrucksvoll, wie durch pragmatische Lösungen, Flexibilität und starke Netzwerke selbst komplexe Herausforderungen gemeistert werden können.

Lust auf mehr? Möchten Sie erfahren, wie compass international auch Ihre Relocation-Projekte erfolgreich umsetzt? Kontaktieren Sie uns – wir freuen uns auf Ihre Herausforderung!