Pre-Boarding und warum Funkstille nach der Vertragsunterschrift der größte Fehler ist
„Herzlichen Glückwunsch, Sie sind eingestellt!“ – und dann? In vielen Unternehmen bedeutet das: Stille. Wochen oder Monate vergehen, bis der neue Mitarbeitende endlich zu dem ersten Arbeitstag antritt. Was in dieser Zwischenzeit passiert? Meist nichts. Und genau das ist das Problem. Denn diese „unsichtbare“ Phase zwischen Vertragsunterschrift und Onboarding entscheidet maßgeblich darüber, wie erfolgreich Integration, Bindung und Motivation wirklich verlaufen.
Candidate Journey beendet, Employer Journey beginnt. Und dazwischen?
Während die Candidate Journey mit der Vertragsunterzeichnung endet, startet die Employer Journey mit dem Onboarding und der Weiterentwicklung. Doch dazwischen liegt eine oft vergessene Zone: das Pre-Boarding. Hier bleiben viele neue Mitarbeitende im luftleeren Raum hängen. Ohne Orientierung, ohne Kontakt, ohne das Gefühl, wirklich willkommen zu sein. Gerade bei internationalen Rekrutierungen oder bei Auszubildenden kann diese Phase Monate, manchmal bis zu einem Jahr andauern. Umso wichtiger, diese Zeit aktiv zu gestalten, sonst entsteht schnell ein „schwarzes Loch“ aus Unsicherheit und Zweifeln.
Das Risiko von Funkstille? Im schlimmsten Falle eine Absage
Fehlt jede Form der Kommunikation, fragen sich viele: „Denken die überhaupt noch an mich?“ Ein solches Schweigen kann die Entscheidung für den Arbeitgeber ins Wanken bringen. Zweifel wachsen, die Vorfreude sinkt, im schlimmsten Fall kommt es noch vor Arbeitsbeginn zur Absage. Dabei ist es vergleichsweise einfach, diese Phase positiv zu gestalten. Schon kleine Gesten der Wertschätzung machen den Unterschied: eine Willkommensnachricht, ein kurzer Anruf, ein Infopaket oder der erste persönliche Kontakt zu den künftigen Kolleg*innen.
Das Pre-Boarding verfolgt ein klares Ziel:
- Neue Mitarbeitende sollen sich von Anfang an willkommen fühlen.
- Sie sollen in ihrer Entscheidung bestärkt werden.
- Sie sollen vorbereitet und motiviert in den ersten Arbeitstag starten.
Richtig umgesetzt steigert Pre-Boarding Motivation und Bindung, senkt die Frühfluktuation und stärkt die Arbeitgebermarke. Kurz: Es zahlt sich mehrfach aus.
Praktische Ideen für ein starkes Pre-Boarding
Damit Pre-Boarding gelingt, braucht es keine aufwändigen Programme, aber einen Plan und Verantwortlichkeiten. Diese Maßnahmen haben sich bewährt:
- kontinuierlicher Kontakt: persönliche Begrüßungsnachrichten, E-Mails mit relevanten Informationen, Erinnerungen oder kleine Updates
- transparente Informationen: Überblick über Arbeitsabläufe, Tools und Strukturen, noch bevor der erste Arbeitstag beginnt
- Einbindung ins Team: Vorstellung von Kolleg*innen, virtuelle Kaffeepausen oder kleine Online-Meetings
- Buddy-Programme: Ein erfahrener Kollege oder eine Kollegin als Ansprechpartner*in reduziert Unsicherheit und erklärt Angebote.
- Onboarding-Plattformen & Rundgänge: virtuelle Tools oder Videos, die Orientierung geben und Neugier wecken
- Check-ins & Feedback: regelmäßige kurze Gespräche, die Fragen klären und zeigen: „Du bist bei uns schon Teil des Teams.“
Balance statt Überforderung, Kostenfaktor oder strategische Investition?
Ein entscheidender Erfolgsfaktor: die richtige Dosierung. Zu viele Informationen, Meetings oder Aufgaben können überfordern. Insbesondere dann, wenn der oder die neue Mitarbeitende noch an eine alte Stelle gebunden ist oder private Themen wie ein Umzug anstehen. Ein geschulter Buddy erkennt, wann Unterstützung sinnvoll ist und wann Zurückhaltung besser wirkt.
Natürlich kostet Pre-Boarding Zeit und Geld. Virtuelle Plattformen, koordinierte Abläufe und Teambuilding-Maßnahmen sind nicht umsonst. Doch der Nutzen überwiegt deutlich: höhere Motivation, stärkere Bindung, geringere Fluktuation, schnellere Produktivität und eine nachhaltige Stärkung der Unternehmenskultur.
Reflexion: Versetzen Sie sich selbst hinein
Stellen Sie sich vor, Sie haben gerade einen Arbeitsvertrag unterschrieben. Ihr erster Arbeitstag liegt drei Monate in der Zukunft. Was würden Sie sich wünschen? Regelmäßige Lebenszeichen vom neuen Arbeitgeber? Ein Gefühl, willkommen zu sein? Erste Einblicke in Team und Aufgaben?
Die Antwort liegt auf der Hand. Genau darum sollten Unternehmen die Pre-Boarding-Phase ernst nehmen und aktiv gestalten.
Möchten Sie Ihr Pre-Boarding professionalisieren und Ihre Arbeitgebermarke nachhaltig stärken? Dann lassen Sie uns ins Gespräch kommen. Gemeinsam entwickeln wir eine Strategie, die Ihre neuen Mitarbeitenden von Anfang an begeistert.